Depuis le début de la crise et du confinement, le télétravail et les réunions à distance sont devenus l'apanage des entreprises. Ces dernières, réticentes à cette façon de travailler il y a quelques semaines, doivent faire face à la nouvelle organisation et introduire d'autres méthodes peu ancrées dans nos habitudes de travail. De plus, ce n'est pas parce que vous êtes à distance que vos réunions ne doivent pas ressembler à rien. La plupart des managers qui ne sont toujours pas habitués aux outils de communication à distance manquent complètement la réunion.
Solutions pour une réunion à distance réussie
La première et la plus simple est une conférence téléphonique. C'est une réunion par téléphone, pas de partage vidéo ou multimédia. La rusticité de cet outil le rend désormais négligé.
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La visioconférence est également possible. Ce système nécessite une infrastructure réseau spécifique à l'entreprise pour transmettre la vidéo et l'audio.
D’autre part, la conférence en ligne est une application en ligne qui fonctionne par vidéoconférence. Elle ajoute d'autres outils tels que le partage de documents, la discussion en ligne, le tableau blanc, le contrôle à distance.
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Un des meilleurs sites qui offre des options intéressantes et complètes est Klaxoon. Cet outil est parfait pour travailler à distance ou simplement pour organiser des réunions lorsqu'il n'y a pas de salle dédiée disponible. De plus, de nombreux outils et applications proposent des versions gratuites ou payantes pour l'hébergement de réunions à distance.
Choisir les bons matériels
Il n'y a rien de pire qu'une réunion qui plante. Vérifiez que le matériel et la vitesse sont suffisants pour rendre la présentation aussi fluide que possible. La qualité de l'image doit être optimisée pour éviter au maximum la pixellisation et pour que vous puissiez bien suivre vos mouvements, même les explications, par exemple si vous avez un tableau explicatif derrière vous.
Alors n'hésitez pas à vous équiper d'un bon appareil photo, qui peut vous offrir la possibilité de zoomer à longue distance. L'es éléments suivant sont fondamentaux : le microphone et les écouteurs connectés. Si vous souhaitez pouvoir vous déplacer et ne pas être trop près de l'écran, nous vous recommandons fortement d'utiliser un casque, notamment sans fil. Grâce à cela, vous pouvez créer une présentation qui sera vivante comme un spectacle.
S’inspirer des réunions en face à face
Lors de réunions en face à face, vous n’hésitez pas à frapper fort, à recevoir des messages ou à établir un ordre du jour. Il en va de même pour les réunions à distance. De même, vous devez préparer vos réunions pour être efficaces et couvrir tous les points à l'ordre du jour.
N'hésitez pas à frapper fort et commencez à poser des questions à temps sur la santé de chacun. Les soucis techniques ne sont pas toujours une excuse pour commencer tard et vous devez exercer la même discipline que vous le faites avec les réunions physiques. Assurez-vous d'encourager les interactions avec vos interlocuteurs et de laisser aux participants le temps de s'exprimer. Essayez d'être aussi peu monotone que possible. Comme pour toute réunion physique, n'oubliez pas de conclure et de faire un suivi.